Công việc kế toán hằng tháng ở một doanh nghiệp nhỏ xoay quanh một vòng lặp cố định: thu và kiểm chứng từ, kiểm hóa đơn điện tử đầu vào, hạch toán vào sổ, đối chiếu ngân hàng – công nợ – kho, tính lương và bảo hiểm, kê khai thuế theo tháng hoặc theo quý, rồi khóa sổ và báo cáo cho giám đốc. Người mới thường lúng túng vì không biết việc nào làm hằng ngày, việc nào dồn cuối tháng, việc nào chỉ đến hạn cuối quý. Bài này cho bạn bảng lịch dùng được ngay, checklist cuối tháng và ví dụ giờ công của một công ty 10 nhân viên.
Học xong bài này, bạn sẽ làm được:
- Sắp xếp công việc kế toán thành 5 nhịp: hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng, hằng quý và hằng năm.
- Kiểm một hóa đơn điện tử đầu vào theo 6 điểm trước khi đưa vào sổ.
- Làm đủ 3 việc đối chiếu cuối tháng: ngân hàng, công nợ và kho, biết khi nào số liệu "khớp".
- Ước lượng số giờ công kế toán mỗi tháng cho một công ty nhỏ và so sánh chi phí kế toán nội bộ với dịch vụ.
- Dùng checklist 12 mục để khóa sổ một tháng mà không bỏ sót.
Muốn học kế toán doanh nghiệp nhỏ theo đúng thứ tự? Bài này thuộc bước 1 – nguyên lý kế toán. Xem lộ trình 8 bước học kế toán doanh nghiệp nhỏ: từ chứng từ, hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán tới kê khai thuế, tính lương và báo cáo tài chính.
Kế toán doanh nghiệp nhỏ làm gì trong một tháng?
Hãy hình dung kế toán như người giữ "cuốn nhật ký tiền" của công ty (Hình 1). Mỗi lần mua, bán, trả lương hay nhận tiền đều phải có chứng từ, và chứng từ phải vào sổ đúng tài khoản, đúng kỳ. Cuối tháng, bạn kiểm tra sổ có khớp thực tế không: tiền trong sổ bằng tiền ngân hàng báo, hàng trong sổ bằng hàng trong kho.
Ảnh: Mweufika / Wikimedia Commons, CC BY-SA 4.0
Ba nhóm việc lớn
Mọi đầu việc rơi vào ba nhóm. Ghi chép: thu chứng từ, kiểm hóa đơn, hạch toán (ghi nghiệp vụ vào sổ theo cặp Nợ – Có). Kiểm tra: đối chiếu sổ với ngân hàng, khách hàng, nhà cung cấp và kho. Báo cáo – nghĩa vụ: lương, bảo hiểm, thuế, báo cáo nội bộ, lưu trữ. Người mới hay quên nhóm thứ hai, nên sai sót tích lại đến cuối năm.
Doanh nghiệp nhỏ khác hộ kinh doanh ở đâu?
Công ty TNHH, công ty cổ phần nhỏ làm sổ theo chế độ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, nộp báo cáo tài chính năm và quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Hộ kinh doanh khai thuế và sổ sách đơn giản hơn, và quy định cho hộ đang thay đổi. Bài này viết cho công ty nhỏ; làm cho hộ kinh doanh thì giữ nhịp tương tự nhưng kiểm tra quy định hiện hành dành riêng cho hộ.
Vì sao phải làm đều hằng tháng? Hóa đơn sai phát hiện sớm chỉ cần một cuộc gọi; phát hiện sau một năm thì có thể phải khai bổ sung và chịu tiền chậm nộp.
Bảng lịch công việc kế toán: ngày, tuần, tháng, quý, năm
Lịch mẫu cho một công ty thương mại – dịch vụ nhỏ kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo quý. In ra, dán cạnh bàn và chỉnh theo công ty mình.
| Nhịp | Việc chính | Kết quả cần có |
|---|---|---|
| Hằng ngày | Nhận chứng từ (phiếu thu chi, phiếu nhập – xuất kho, hóa đơn), xuất hóa đơn bán, ghi quỹ tiền mặt | Chứng từ đủ chữ ký, đánh số; quỹ cuối ngày khớp sổ |
| Hằng tuần | Tải và kiểm hóa đơn điện tử đầu vào; hạch toán mua – bán; xem sao kê | Không hóa đơn nào "treo" quá 7 ngày; có danh sách hóa đơn lỗi |
| Hằng tháng | Đối chiếu ngân hàng, công nợ, kho; lương, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân; khóa sổ; báo cáo nội bộ | Bảng đối chiếu ký xác nhận; bảng lương duyệt; báo cáo cho giám đốc |
| Hằng quý | Tờ khai GTGT quý, tờ khai thuế thu nhập cá nhân (nếu khai quý), tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp | Tờ khai nộp đúng hạn trên cổng thuế điện tử, lưu giấy nộp tiền |
| Hằng năm | Kiểm kê kho, tài sản; báo cáo tài chính; quyết toán thuế; lưu trữ hồ sơ | Bộ báo cáo năm đúng hạn; hồ sơ lưu theo thời hạn quy định |
Một tháng làm việc chia theo tuần
- Ngày 1–5: gom nốt chứng từ tháng trước, chốt bảng chấm công.
- Ngày 5–10: tính lương, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân; trình duyệt, chi lương.
- Ngày 10–15: đối chiếu ngân hàng, công nợ, kho tháng trước; xử lý chênh lệch.
- Ngày 15–20: khóa sổ tháng trước, gửi báo cáo nội bộ; tháng đầu quý thì chuẩn bị số liệu tờ khai quý.
- Ngày 20 – cuối tháng: hạch toán phát sinh tháng hiện tại; tháng đầu quý thì nộp tờ khai quý trước hạn.
Ngày cụ thể theo quy chế từng công ty; điều không đổi là thứ tự: chứng từ trước, hạch toán sau, đối chiếu rồi mới khóa sổ, khóa sổ rồi mới khai thuế.
Thu chứng từ và kiểm hóa đơn điện tử đầu vào
Chứng từ là bằng chứng của mọi con số trong sổ. Ở công ty nhỏ, chứng từ đến từ nhiều người: nhân viên mua hàng, tài xế giao hàng, giám đốc quẹt thẻ rồi quên báo. Việc đầu tiên là đặt luật rõ: ai nộp, nộp lúc nào, nộp ở đâu. Hóa đơn ở nước nào cũng có các thông tin cốt lõi giống nhau (Hình 2), và đó là thứ kế toán kiểm đầu tiên.
Ảnh: Audrius Meskauskas ( Audriusa ) / Wikimedia Commons, CC BY-SA 3.0
Đặt luật thu chứng từ
- Hóa đơn điện tử: nhà cung cấp gửi về một email chung của kế toán, không gửi email cá nhân.
- Chứng từ giấy: nộp trong 3 ngày làm việc, kèm đề nghị thanh toán có chữ ký người duyệt.
- Thanh toán thẻ, ví điện tử: chụp hóa đơn ngay, lưu vào thư mục chung theo tên "ngày – nhà cung cấp – số tiền".
Kiểm hóa đơn điện tử đầu vào theo 6 điểm
Hóa đơn đầu vào là hóa đơn công ty nhận khi mua hàng, dịch vụ. Trước khi hạch toán, kiểm đủ sáu điểm; sai một điểm thì chưa vào sổ mà ghi vào danh sách cần người bán điều chỉnh.
- Tên, mã số thuế, địa chỉ người mua đúng đăng ký của công ty.
- Hóa đơn hợp lệ: tra trên cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế bằng ký hiệu, số hóa đơn, mã số thuế người bán.
- Người bán đang hoạt động: tra tình trạng mã số thuế.
- Nội dung khớp thực tế: tên hàng, số lượng, đơn giá trùng hợp đồng, phiếu nhập kho.
- Số tiền, thuế suất: cộng lại tiền hàng, tiền thuế, tổng thanh toán.
- Cách thanh toán: hóa đơn giá trị lớn thường phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT — ngưỡng và điều kiện hãy tra văn bản hiện hành.
Hóa đơn sai thì xử lý thế nào?
Không tự sửa, không bỏ qua. Báo người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định hiện hành; ghi lại ngày báo, người nhận và hạn xử lý. Phân biệt "điều chỉnh" với "thay thế" được học ở bước 2 của lộ trình.
Hạch toán và ba việc đối chiếu cuối tháng
Hạch toán là ghi mỗi nghiệp vụ theo nguyên tắc ghi kép: một bên Nợ, một bên Có, tổng hai bên luôn bằng nhau. Phần mềm tự sinh bút toán từ chứng từ; việc của bạn là chọn đúng đối tượng, đúng tài khoản, đúng ngày.
Đối chiếu ngân hàng
Tải sao kê (sổ phụ) cả tháng, so từng dòng với sổ tiền gửi. Số dư cuối tháng trên sổ phải bằng số dư sao kê. Lệch thì tìm ba nguyên nhân hay gặp: phí, lãi ngân hàng chưa ghi; tiền khách chuyển chưa rõ của hóa đơn nào; khoản chi ghi nhầm số tiền hoặc nhầm tài khoản.
Đối chiếu công nợ
Công nợ gồm tiền khách còn nợ (phải thu) và tiền công ty còn nợ nhà cung cấp (phải trả). Mỗi tháng xem bảng tuổi nợ: khoản quá hạn 30, 60, 90 ngày thì báo giám đốc. Với đối tác lớn, gửi biên bản đối chiếu công nợ ít nhất mỗi quý; cuối năm gần như bắt buộc.
Đối chiếu kho
Tồn trên sổ phải khớp tồn thực tế. Công ty nhỏ thường kiểm luân phiên: tháng này 10–20 mặt hàng giá trị cao, tháng sau nhóm khác. Chênh lệch phải có biên bản và lý do (hư hỏng, giao thiếu, nhầm mã) trước khi điều chỉnh sổ.
Tính lương, bảo hiểm và kê khai thuế theo tháng hay quý
Đây là phần có hạn chót do nhà nước đặt ra, trễ một ngày cũng có thể phát sinh tiền chậm nộp. Nguyên tắc: biết công ty khai theo tháng hay quý, ghi hạn vào lịch ngay đầu năm, và kiểm tra lại quy định hiện hành. Việc khấu trừ đúng từng khoản trên bảng lương thì từ xưa đến nay vẫn vậy (Hình 3).
Ảnh: Marjory Collins / Wikimedia Commons, Public domain
Tính lương và bảo hiểm
Từ bảng chấm công, tính lương gộp, trừ bảo hiểm phần người lao động và thuế thu nhập cá nhân khấu trừ, ra lương thực nhận; song song tính phần bảo hiểm công ty đóng. Tỉ lệ đóng và mức lương làm căn cứ có thể thay đổi: lấy từ văn bản hiện hành hoặc thông báo của cơ quan bảo hiểm xã hội, đừng chép bảng lương cũ. Bảo hiểm thường đóng theo tháng; chu kỳ khác (nếu có) hãy kiểm tra với cơ quan bảo hiểm.
Kê khai thuế theo tháng hay theo quý?
Tờ khai GTGT và tờ khai thuế thu nhập cá nhân khấu trừ nộp theo tháng hoặc quý. Theo quy định đang áp dụng khi viết bài, doanh nghiệp có doanh thu năm trước dưới một ngưỡng nhất định và doanh nghiệp mới thành lập thường khai theo quý. Ngưỡng cụ thể và thủ tục chuyển đổi, hãy tra văn bản quản lý thuế hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý.
Thời hạn nộp: nắm nguyên tắc, kiểm tra lại mỗi năm
- Khai theo tháng: hạn nộp tờ khai thường rơi vào khoảng giữa tháng liền sau (hiện là ngày 20 của tháng sau).
- Khai theo quý: hạn thường là cuối tháng đầu của quý liền sau.
- Tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp: theo quý, hạn trong tháng đầu của quý liền sau.
- Quyết toán năm và báo cáo tài chính: trong vài tháng đầu năm sau, theo thời hạn quy định cho từng loại hồ sơ.
- Hạn rơi vào ngày nghỉ thì thường được lùi sang ngày làm việc tiếp theo; tiền chậm nộp và mức xử phạt áp dụng theo quy định hiện hành.
Đầu mỗi năm, đối chiếu các mốc trên với văn bản đang có hiệu lực trên trang cơ quan thuế, rồi nhập vào lịch điện thoại kèm nhắc trước 5 ngày.
Lưu ý pháp lý: bài nêu nguyên tắc để sắp lịch, không thay thế văn bản pháp luật. Thời hạn nộp, tỉ lệ bảo hiểm, ngưỡng khai theo quý và mức phạt có thể thay đổi; luôn kiểm tra văn bản hiện hành trên trang chính thức của cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội hoặc hỏi cán bộ quản lý.
Ví dụ làm mẫu: công ty thương mại 10 nhân viên
Công ty An Phát (tên giả định) bán buôn đồ gia dụng, 10 nhân viên, khai thuế GTGT theo quý. Mỗi tháng có khoảng 150 hóa đơn bán ra, 60 hóa đơn mua vào, 2 tài khoản ngân hàng với khoảng 200 giao dịch, kho 300 mã hàng. Bảng dưới đây ước lượng số giờ kế toán cần cho một tháng bình thường (ví dụ minh họa, tham khảo 2026).
| Đầu việc | Giờ/tháng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Thu, sắp xếp, kiểm chứng từ giấy | 10 | Khoảng 30 phút mỗi ngày làm việc |
| Kiểm hóa đơn điện tử đầu vào | 6 | 60 hóa đơn × 6 phút |
| Hạch toán mua – bán – chi phí trên phần mềm | 16 | Phần lớn là hóa đơn bán ra |
| Đối chiếu ngân hàng | 6 | 2 tài khoản, khoảng 200 dòng |
| Đối chiếu công nợ, nhắc nợ | 6 | Khoảng 40 khách, 25 nhà cung cấp |
| Đối chiếu kho, kiểm luân phiên | 6 | Kiểm 20 mã hàng giá trị cao |
| Chấm công, lương, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân | 8 | 10 nhân viên |
| Thuế (rà số liệu hằng tháng, lập tờ khai quý) | 4 | Trung bình: 12 giờ dồn vào tháng làm tờ khai ÷ 3 tháng |
| Khóa sổ, báo cáo nội bộ | 6 | Doanh thu, lãi gộp, tồn quỹ, công nợ |
| Lưu trữ, việc phát sinh | 4 | Hợp đồng, công văn, trả lời cơ quan thuế |
| Tổng | 72 | ≈ 9 ngày công 8 giờ |
Cộng lại: 10 + 6 + 16 + 6 + 6 + 6 + 8 + 4 + 6 + 4 = 72 giờ/tháng, tương đương 9 ngày công 8 giờ. Ngoài ra, cuối năm cần thêm khoảng 40 giờ cho kiểm kê, báo cáo tài chính và quyết toán. Với khối lượng này, công ty không nhất thiết cần một kế toán toàn thời gian; có ba lựa chọn hợp lý.
Kế toán nội bộ hay thuê dịch vụ?
Kế toán nội bộ nắm hàng hóa, nhắc nợ trực tiếp, nhưng chi phí cao và công ty phụ thuộc một người. Dịch vụ kế toán nhận chứng từ định kỳ, làm sổ và nộp tờ khai; rẻ hơn, nhưng công ty vẫn cần người gom chứng từ và giữ quỹ. Chi phí tham khảo 2026, tùy khu vực và số hóa đơn:
| Phương án | Chi phí tham khảo 2026 | Hợp khi |
|---|---|---|
| Kế toán nội bộ toàn thời gian | Lương 8–14 triệu đồng/tháng, cộng phần bảo hiểm công ty đóng và phần mềm kế toán | Nhiều hóa đơn, kho phức tạp, giám đốc cần số liệu hằng ngày |
| Kế toán bán thời gian (làm vài buổi/tuần) | 4–8 triệu đồng/tháng | Khối lượng 60–90 giờ/tháng như An Phát |
| Dịch vụ kế toán trọn gói | 1,5–6 triệu đồng/tháng tùy số hóa đơn; quyết toán năm có nơi tính thêm | Ít nghiệp vụ, đã có người giữ chứng từ và quỹ |
An Phát chọn thế nào?
Giả sử An Phát so hai phương án theo năm (ví dụ minh họa). Dịch vụ: phí 3,5 triệu × 12 tháng = 42 triệu, cộng phí quyết toán năm 3,5 triệu, tổng 45,5 triệu đồng. Kế toán bán thời gian: 6 triệu × 12 = 72 triệu, cộng phần mềm 6 triệu/năm, tổng 78 triệu đồng. Chênh lệch 78 − 45,5 = 32,5 triệu đồng/năm. Giám đốc chọn dịch vụ, nhưng giao thủ kho kiêm thủ quỹ gom chứng từ mỗi ngày — vì 10 giờ "thu chứng từ" vẫn phải có người làm tại công ty.
Checklist khóa sổ cuối tháng
Khóa sổ là chốt số liệu của tháng để không ai sửa thêm, rồi lập báo cáo. Phần mềm thường có chức năng khóa kỳ; nếu không, tự quy định "sau ngày 20 không sửa tháng trước nếu giám đốc chưa duyệt". Những ngày này, kế toán so từng con số trên giấy với dữ liệu trên máy (Hình 4).
Ảnh: Shixart1985 / Wikimedia Commons, CC BY 2.0
12 mục cần tick
- Đủ chứng từ của tháng; chứng từ còn thiếu đã báo người phụ trách.
- Hóa đơn đầu vào đã kiểm 6 điểm; hóa đơn lỗi có trong danh sách theo dõi.
- Hóa đơn bán ra trên phần mềm khớp hệ thống hóa đơn điện tử.
- Số dư từng tài khoản ngân hàng trên sổ bằng sao kê.
- Quỹ tiền mặt đếm thực tế bằng sổ quỹ, có biên bản kiểm quỹ.
- Bảng tuổi nợ đã lập; khoản quá hạn đã báo giám đốc.
- Tồn kho các mã kiểm luân phiên khớp sổ hoặc có biên bản chênh lệch.
- Lương, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân đã duyệt và hạch toán.
- Chi phí trả trước, khấu hao (nếu có) đã phân bổ.
- Không còn số dư "lạ" (tiền hoặc kho bị âm).
- Báo cáo nội bộ một trang đã gửi giám đốc: doanh thu, lãi gộp, tiền, công nợ, tồn kho.
- Chứng từ giấy đóng tập theo tháng, file điện tử sao lưu ở hai nơi.
Lỗi thường gặp của kế toán mới
Hạch toán khi chưa kiểm hóa đơn
Dấu hiệu: cuối quý phát hiện hóa đơn của người bán đã ngừng hoạt động, phải loại khỏi tờ khai. Nguyên nhân: nhập ngay khi nhận email cho xong. Cách sửa: hạch toán theo lô mỗi tuần, chỉ nhập hóa đơn đã qua 6 điểm kiểm.
Để dồn đối chiếu đến cuối năm
Dấu hiệu: số dư ngân hàng lệch không rõ lý do, khách không chịu xác nhận công nợ. Nguyên nhân: tháng nào cũng hẹn "để tháng sau". Cách sửa: đối chiếu xong mới được khóa sổ.
Dùng tỉ lệ bảo hiểm, hạn nộp của năm cũ
Dấu hiệu: tiền bảo hiểm trên bảng lương khác thông báo của cơ quan bảo hiểm. Nguyên nhân: chép công thức từ file năm trước. Cách sửa: đầu năm và khi có văn bản mới, cập nhật tỉ lệ, lương tối thiểu vùng và lịch hạn nộp.
Câu hỏi thường gặp
Kế toán doanh nghiệp nhỏ mỗi tháng làm bao nhiêu giờ?
Tùy số hóa đơn, nhân viên và kho. Công ty thương mại 10 nhân viên như ví dụ cần khoảng 70–80 giờ mỗi tháng; công ty dịch vụ ít hóa đơn có thể chỉ 20–40 giờ.
Khai thuế theo tháng hay theo quý thì tốt hơn?
Không tự chọn tùy thích: phụ thuộc điều kiện doanh thu và quy định hiện hành. Khai quý giảm số lần nộp, nhưng kiểm hóa đơn, hạch toán, đối chiếu vẫn làm hằng tháng.
Không phát sinh doanh thu có phải nộp tờ khai không?
Theo nguyên tắc chung, công ty đang hoạt động vẫn nộp tờ khai đúng kỳ dù không phát sinh. Một số trường hợp được miễn; hãy kiểm tra quy định hiện hành thay vì tự bỏ.
Người mới có nhận làm dịch vụ kế toán được không?
Nên làm 1–2 năm có người kèm trước khi tự nhận sổ của công ty khác. Hành nghề dịch vụ kế toán chuyên nghiệp còn có điều kiện về chứng chỉ và đăng ký theo quy định.
Bài tập: lập lịch kế toán cho một công ty giả định
- Chọn một công ty bạn quen hoặc dùng An Phát; ghi số hóa đơn bán ra, mua vào, số nhân viên, số tài khoản ngân hàng mỗi tháng.
- Lập bảng lịch 5 nhịp (ngày – tuần – tháng – quý – năm).
- Ước lượng giờ công từng đầu việc, cộng tổng và quy ra ngày công.
- Tra trang chính thức của cơ quan thuế: khai GTGT theo tháng hay quý, hạn nộp kỳ gần nhất; ghi nguồn đã tra.
Tiêu chí tự đánh giá
- Đạt: đủ 5 nhịp; tổng giờ công cộng đúng; có ít nhất 3 việc đối chiếu.
- Đạt: hạn nộp ghi kèm nguồn chính thức và ngày tra.
- Chưa đạt: lịch chỉ có "khai thuế", thiếu kiểm hóa đơn và đối chiếu, hoặc hạn nộp chép từ nguồn không rõ.
Bước tiếp theo trong lộ trình là Chứng từ, hóa đơn điện tử & lưu trữ: học sâu cách lập, kiểm và xử lý hóa đơn sai — phần tốn nhiều giờ nhất trong lịch ở trên.
Học tiếp có hệ thống: Xem lộ trình 8 bước học kế toán doanh nghiệp nhỏ trên NAMBIN, từ nguyên lý kế toán đến làm sổ trọn một quý và nhận việc.
